Gestione commessa: cos'è e perché è fondamentale
27 febbraio 2025
La gestione commessa è un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda che opera su progetti personalizzati. Organizzare in modo efficace ogni fase del lavoro, dalla pianificazione alla realizzazione, consente di ottimizzare tempi, costi e risorse, migliorando la qualità del prodotto finale e la soddisfazione del cliente.
Indipendentemente dal settore – che sia meccanico, edile, tessile o altro – una gestione strutturata delle commesse permette di affrontare al meglio le sfide legate alla produzione su richiesta. Monitorare l’andamento del progetto, prevedere eventuali criticità e mantenere un flusso di lavoro ben organizzato sono elementi essenziali per garantire efficienza e competitività sul mercato.
Per supportare le aziende in questo processo, l’adozione di un software di gestione commesse rappresenta una scelta strategica. Questo strumento consente di coordinare ogni aspetto del progetto in modo centralizzato, migliorando la precisione operativa e aumentando la redditività. In questo articolo analizzeremo l’importanza della gestione commessa e forniremo suggerimenti utili per ottimizzarla al meglio.
Cos’è la gestione commessa?
La gestione commessa è il processo che consente di pianificare, monitorare e ottimizzare tutte le attività necessarie alla realizzazione di un progetto o di un ordine specifico. Questo approccio permette di coordinare in modo efficiente le risorse, i tempi e i costi, garantendo che ogni fase del lavoro venga svolta con precisione e secondo le aspettative del cliente.
Un’efficace gestione delle commesse prevede l’analisi di diversi fattori chiave, come la durata delle attività, l’allocazione delle risorse umane e materiali, la definizione dei costi suddivisi per categoria e il monitoraggio continuo dell’andamento del progetto. Grazie a una gestione strutturata, le aziende possono non solo migliorare l’efficienza operativa, ma anche identificare eventuali criticità, ridurre gli sprechi e aumentare la redditività complessiva.
Inoltre, avere sotto controllo ogni fase della commessa permette di valutare con maggiore precisione le performance aziendali, individuando margini di miglioramento e opportunità di crescita. Un processo ben organizzato diventa quindi un fattore competitivo fondamentale per le imprese che operano su progetti personalizzati e a produzione variabile.
I fattori critici di successo di una commessa
Per garantire un controllo efficace della gestione commessa, è fondamentale monitorare i fattori critici di successo della commessa stessa:
Costi: data l’unicità di ogni commessa, stimare i costi con precisione può risultare complesso. Per questo motivo, è essenziale un monitoraggio continuo che consenta di mantenere costi e margini all’interno dei limiti previsti. Questo avviene registrando i costi effettivi sostenuti e confrontandoli con il budget iniziale, tenendo conto di eventuali variazioni che possono emergere durante l’esecuzione del progetto;
Tempi: il rispetto delle tempistiche è spesso determinante per la soddisfazione del cliente. È quindi fondamentale pianificare in modo accurato le attività e monitorarne costantemente lo stato di avanzamento, garantendo che la commessa proceda secondo i tempi stabiliti;
Qualità: il prodotto o servizio finale deve rispettare sia i requisiti richiesti dal cliente sia eventuali normative di settore. A tal fine, è necessario definire standard qualitativi precisi e implementare procedure di controllo che assicurino il rispetto di tali parametri, anche in caso di variazioni nei criteri di valutazione della qualità;
Risorse: una gestione efficiente delle risorse è essenziale per evitare sprechi e garantire la disponibilità di personale, attrezzature e materiali quando necessario. Questo richiede una pianificazione attenta e, in alcuni casi, il coordinamento di reti di fornitura complesse per ottimizzare l’uso delle risorse disponibili.
A cosa serve la gestione commessa?
La gestione commessa è fondamentale per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Un sistema di gestione ben strutturato permette di ottenere risultati concreti e misurabili, assicurando che ogni progetto venga completato con successo e con il massimo livello di efficienza. Grazie a un monitoraggio costante e a una pianificazione accurata, la gestione commessa consente di:
Migliorare la qualità del prodotto o del servizio, assicurando che ogni fase rispetti gli standard richiesti e le eventuali normative di settore;
Ridurre i costi e massimizzare la redditività, grazie a un controllo dettagliato delle spese e alla possibilità di intervenire tempestivamente su eventuali inefficienze;
Ottimizzare i tempi di realizzazione, garantendo il rispetto delle scadenze e migliorando la soddisfazione del cliente;
Aumentare la produttività, distribuendo in modo efficace le risorse e ottimizzando i flussi di lavoro;
Migliorare la competitività aziendale, grazie a una gestione più agile e reattiva, capace di adattarsi rapidamente alle esigenze del mercato.
Nel contesto competitivo attuale, la gestione commessa non è solo un metodo organizzativo, ma uno strumento strategico essenziale per il successo aziendale. Una pianificazione efficace permette infatti di mantenere un vantaggio competitivo, ottimizzando qualità, efficienza e soddisfazione del cliente.
Gestione commessa: definire il preventivo
Nel contesto di un'azienda meccanica, il "preventivo lavori" è uno degli aspetti fondamentali nella gestione di una commessa. Esso rappresenta il punto di partenza per una pianificazione accurata e una gestione ottimale del progetto. In questa fase, si procede con la stima dei costi necessari per completare il lavoro, considerando ogni singola attività o fase produttiva che contribuirà al risultato finale.
I costi da includere comprendono materiali, manodopera, attrezzature, spese generali, eventuali subappalti e altri elementi specifici. La corretta definizione di questi costi è essenziale per elaborare una proposta economica che risponda in modo preciso alle esigenze del cliente e sia in linea con le risorse aziendali disponibili.
I 6 step fondamentali per gestire le commesse
Gestire al meglio le commesse in un'azienda meccanica richiede un approccio strutturato e l'uso di strumenti adeguati come un software per la gestione commesse. Ecco i sei passaggi fondamentali per una gestione ottimale:
Studio dell’offerta (proposta economica alla committenza): come già visto in precedenza, il primo passo consiste nella definizione del preventivo, che parte dall’analisi dei costi di ogni risorsa impiegata (materiali, manodopera, attrezzature, ecc.). Il software consente di determinare automaticamente i ribassi percentuali e calcolare l’incidenza di spese indirette come oneri generali e utili, permettendo di formulare un’offerta economica coerente con le necessità del cliente;
Programmazione dei lavori (Diagramma di Gantt e cronoprogramma operativo): dopo la stima dei costi, è fondamentale pianificare le attività in modo dettagliato. Il software consente di creare un cronoprogramma preciso, utilizzando il Diagramma di Gantt, per pianificare le fasi di produzione e stimare i tempi di realizzazione in base ai quantitativi e agli indici di produttività. Questo aiuta a evitare ritardi e ottimizzare la gestione delle risorse durante l'esecuzione del progetto;
Gestione delle risorse e del magazzino: una volta programmate le attività, si passa alla fase di approvvigionamento delle risorse. Il software consente di monitorare il fabbisogno di materiali e risorse, gestendo con efficienza la movimentazione di materiali, attrezzature e personale. È possibile registrare quantità, costi e giacenze in tempo reale, sia in cantiere che in magazzino, e controllare lo stato delle risorse per ogni fase del progetto;
Flusso di approvvigionamento: la pianificazione precisa delle risorse e degli acquisti è cruciale. Grazie al software, è possibile gestire ogni fase dell’approvvigionamento, dall’analisi dei fabbisogni all’individuazione dei fornitori, fino alla preparazione dell’ordine. Tutti questi passaggi vengono automatizzati, riducendo il rischio di errori e garantendo che ogni fase dell’approvvigionamento sia puntuale e organizzata;
Contabilità lavori: l’aspetto contabile è fondamentale per monitorare l’andamento economico della commessa. Il software include funzionalità per gestire la contabilità lavori, come la gestione dei listini, l’analisi dei prezzi e la documentazione contabile. Questo permette di tenere sotto controllo i costi e i ricavi, garantendo la trasparenza e l’efficienza dell’intero processo;
Report, riepiloghi e resoconti: al termine del progetto, è essenziale avere una panoramica completa dei risultati ottenuti. Il software genera report dettagliati, riepiloghi e resoconti che consentono di analizzare l’andamento della commessa, verificare le giacenze in magazzino, monitorare le disponibilità di materiali e valutare l'efficacia delle lavorazioni. Grazie a grafici e diagrammi di confronto, è possibile analizzare l’evoluzione delle attività nel tempo e prendere decisioni informate per progetti futuri.
Vantaggi della gestione delle commesse
Pianificare in modo preciso consente di avere un controllo maggiore sul progetto, garantendo che ogni fase venga completata nei tempi e con le risorse necessarie. I principali vantaggi della gestione delle commesse includono:
Stima precisa delle tempistiche del progetto: una pianificazione dettagliata aiuta a prevedere con maggiore accuratezza i tempi necessari per il completamento di ogni attività, riducendo il rischio di imprevisti. Questo permette di rispettare le scadenze stabilite, migliorando l’efficienza complessiva e garantendo che il progetto venga consegnato puntualmente;
Preventivazione accurata delle commesse: avere un buon controllo sulla pianificazione consente di formulare preventivi realistici, prendendo in considerazione tutti gli aspetti del progetto. Ciò consente di evitare sorprese durante l’esecuzione, ridurre il rischio di costi imprevisti e fare in modo che le risorse siano allocate correttamente, ottenendo un margine di profitto più stabile;
Controllo del budget: la gestione delle commesse permette di monitorare continuamente i costi rispetto al budget inizialmente previsto. Ogni risorsa, come manodopera, materiali e attrezzature, viene monitorata nel dettaglio, permettendo di identificare tempestivamente eventuali scostamenti. In questo modo, l'azienda può intervenire per contenere i costi e migliorare i margini di guadagno;
Soddisfazione del cliente: pianificando correttamente ogni fase del progetto, si riesce a rispettare le richieste del cliente, evitando ritardi e garantendo risultati che soddisfano le sue aspettative. Un buon controllo sulla gestione della commessa aiuta a garantire un servizio di alta qualità, aumentando la soddisfazione del cliente e migliorando la reputazione dell’azienda;
Coordinamento efficace tra team e fornitori: la gestione delle commesse facilita la comunicazione e il coordinamento tra tutte le figure coinvolte nel progetto, dai membri del team interno ai fornitori e ai terzisti. L'uso di software dedicati consente di tenere traccia degli avanzamenti e delle esigenze in tempo reale, garantendo che le risorse siano disponibili e che le attività procedano senza intoppi.
Strumenti per la gestione delle commesse
Data l'importanza dei vari aspetti coinvolti nella gestione delle commesse, è naturale chiedersi quali strumenti possano supportare nel migliorare l'efficienza e l’organizzazione. Esistono diversi software in grado di rispondere a queste necessità, molti dei quali potrebbero già essere implementati nell'azienda. Ecco alcuni degli strumenti più utili:
Software APS (Advanced Planning and Scheduling) per la pianificazione avanzata della produzione: l’APS aiuta a pianificare non solo le attività quotidiane in produzione, ma anche a definire i tempi a lungo termine, cruciale quando si lavora su commesse che durano mesi o anche anni. Ti consente di pianificare realisticamente le attività in base alle risorse disponibili, integrando i vincoli di produzione con le necessità temporali di ogni progetto;
Software MES (Manufacturing Execution System) per la gestione della produzione: il MES offre una visibilità in tempo reale sullo stato della produzione, permettendo di raccogliere dati utili per ottimizzare i tempi e ridurre gli sprechi. Interagisce con i macchinari e, soprattutto, con le persone, fornendo informazioni in tempo reale direttamente in stabilimento e collegando gli uffici attraverso sistemi di workflow e messaggistica efficienti;
Software PLM (Product Lifecycle Management) per la gestione del ciclo di vita del prodotto: il PLM centralizza tutte le informazioni relative a un prodotto, dalla sua ideazione alla produzione e distribuzione, supportando una gestione ottimale dell’intero ciclo di vita. Consente una comunicazione fluida tra i team coinvolti, facilitando la condivisione di documenti, disegni e dati aggiornati, essenziali per il buon andamento della commessa;
Piattaforma BI (Business Intelligence) per l’analisi dei dati: utilizzare una piattaforma BI per raccogliere i dati dai vari sistemi aziendali permette di monitorare costantemente costi e ricavi. Con una visione completa dei dati, puoi prendere decisioni più informate e strategiche, proteggendo la redditività della commessa e tenendo sotto controllo tempi e margini.
Pianificare non solo la produzione ma anche la progettazione
Spesso, sebbene sia fondamentale e cruciale per il successo del progetto, la fase di progettazione viene trascurata. Una gestione accurata della progettazione, infatti, può generare significativi vantaggi a lungo termine.
La pianificazione inizia con l'allocazione dei progetti al reparto tecnico, distribuendo le attività sull'orizzonte temporale definito. Successivamente, le commesse vengono assegnate ai progettisti e ai team specializzati, tenendo conto delle specifiche funzioni di ciascun gruppo. A partire da questo momento, è fondamentale monitorare costantemente l'avanzamento delle attività, misurando i KPI e facendo delle analisi in tempo reale.
Per gestire al meglio questa fase, l'adozione di un software di Project Management si rivela essere la soluzione più pratica. Questo strumento consente di pianificare e schedulare le attività, tenere traccia dei dati e aggiornare i membri del team in tempo reale, creando un flusso di lavoro interconnesso. Tra i principali vantaggi:
Visibilità sull'avanzamento del progetto: responsabili come direzione, operazioni, acquisti e commerciale possono monitorare il progresso del progetto e adattare il proprio lavoro in base a quanto pianificato, prendendo decisioni tempestive e informate;
Controllo sui tempi: puoi verificare costantemente se il progetto sta rispettando i tempi previsti. Se ci sono ritardi, è possibile ripianificare le attività, anche quelle produttive, o concordare nuove scadenze con il cliente;
Stima accurata del budget: pianificando la progettazione, è più facile prevedere i costi e tenere sotto controllo il budget in corso d’opera, riducendo rischi di sforamenti economici;
Gestione degli imprevisti: in caso di imprevisti, è possibile ripianificare le attività in modo che l’impatto di un cambiamento non influisca sugli altri progetti in corso, grazie alla possibilità di considerare i vincoli di risorse e tempi;
Distribuzione ottimale delle attività: condividendo i piani di lavoro, le attività possono essere meglio distribuite tra i vari collaboratori, con priorità chiare, per gestire eventuali emergenze in modo efficace e tempestivo.
