Cos'è un software gestione commesse?
19 dicembre 2024
Nel contesto aziendale odierno, l'efficienza e l'organizzazione sono fattori chiave per il successo. Un software di gestione commesse rappresenta una soluzione ideale per ottimizzare la pianificazione, il monitoraggio e il controllo dei progetti aziendali. Consente di gestire tempi, costi e risorse, migliorando l'efficienza complessiva dell'impresa. Indipendentemente dal settore, che si tratti di edilizia, cantieristica o altro, questo tipo di software è cruciale per garantire una gestione fluida e senza intoppi di ogni commessa.
Oltre a migliorare l’organizzazione interna, un software di gestione commesse si integra facilmente con altri sistemi aziendali, come quelli contabili o di magazzino, fornendo una visione completa e in tempo reale. Questa integrazione permette alle aziende, anche di dimensioni più contenute, di prendere decisioni rapide e informate, ottimizzando le risorse e incrementando la produttività. In questo articolo, esploreremo i vantaggi e le funzionalità di questo strumento, evidenziando come possa semplificare la gestione aziendale.
Differenza tra software di gestione commesse e software di gestione della produzione
Anche se entrambi hanno l’obiettivo di migliorare l’efficienza operativa e ottimizzare i processi aziendali, i due software presentano delle differenze importanti:
Software di gestione commesse: questo tipo di software è specificamente progettato per monitorare e gestire i progetti e le commesse aziendali. Si concentra su aspetti come la pianificazione, il controllo dei costi, il monitoraggio dei tempi, la gestione delle risorse e la rendicontazione delle attività. È utilizzato per gestire l'intero ciclo di vita delle commesse, dalla pianificazione alla consegna finale, ed è particolarmente utile in settori come l'edilizia, l’impiantistica e i progetti complessi. Il software di gestione commesse aiuta a garantire che ogni progetto rimanga nei limiti di budget, nei tempi previsti e soddisfi gli obiettivi prefissati;
Software gestionale di produzione: si concentra sulla gestione dei processi produttivi. È utilizzato principalmente nelle aziende manifatturiere e industriali per pianificare, monitorare e ottimizzare le operazioni di produzione, gestendo aspetti come l’allocazione delle risorse, il controllo delle scorte, la programmazione della produzione e la qualità del prodotto. Il programma di gestione della produzione aiuta a migliorare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di fermo macchina e garantire una produzione continua e senza intoppi.
Quindi, mentre entrambi i software contribuiscono all'efficienza aziendale, il software di gestione commesse è più focalizzato sulla gestione di progetti e attività aziendali specifiche, mentre il software per la gestione della produzione è orientato alla gestione e ottimizzazione dei processi produttivi quotidiani.
A cosa serve il controllo di gestione delle commesse?
Il controllo di gestione delle commesse è una funzione cruciale all'interno di un'azienda, poiché permette di organizzare e dirigere le attività in modo efficiente e strategico. Questa pratica implica l'implementazione di una serie di controlli e misurazioni che monitorano costantemente l'andamento delle commesse. Grazie a queste misurazioni, è possibile analizzare i flussi finanziari, ovvero le entrate e le uscite di denaro, nonché determinare la redditività di ciascuna commessa. Ciò consente all'azienda di prendere decisioni informate e tempestive, ottimizzando le risorse e massimizzando i profitti.
Per realizzare un efficace controllo di gestione delle commesse, è fondamentale disporre di strumenti appropriati. I software di controllo di gestione sono tra questi strumenti specializzati, progettati per monitorare non solo i costi e i ricavi delle commesse, ma anche le scadenze e le tempistiche di progetto. Inoltre, questi strumenti offrono funzionalità avanzate che permettono di effettuare previsioni sui risultati futuri dell'azienda, contribuendo a una pianificazione strategica più accurata. La scelta del software più adatto dipende dalle esigenze dell'impresa, dalle sue dimensioni e dalla sua complessità.
Quali sono le fasi del controllo di gestione delle commesse?
Come anticipato sopra, il controllo di gestione delle commesse è un processo fondamentale per monitorare e ottimizzare le performance aziendali. Può essere suddiviso in quattro fasi principali:
Pianificazione: in questa fase si stabiliscono le commesse da analizzare, definendo gli obiettivi economici e le aspettative di performance. È importante raccogliere tutte le informazioni necessarie per avere una visione chiara delle risorse richieste e dei risultati attesi, in modo da fissare target realistici e misurabili;
Programmazione: qui si analizza il rischio associato a ciascuna commessa, considerando fattori come costi, tempistiche e eventuali imprevisti. Sulla base di questa analisi, si elabora un piano d’azione dettagliato per affrontare e mitigare tali rischi, assicurandosi che tutte le risorse siano allocate correttamente e che le priorità siano chiare;
Verifica: in questa fase si monitorano costantemente i progressi delle commesse, confrontando l'andamento effettivo con gli obiettivi prefissati. Si effettuano controlli periodici per garantire che il progetto stia seguendo la direzione pianificata, consentendo di identificare tempestivamente eventuali discrepanze o problemi;
Revisione: al termine di una commessa o durante il suo svolgimento, si misurano i risultati ottenuti e si analizzano gli scostamenti rispetto agli obiettivi iniziali. Si indagano le cause di eventuali deviazioni e si definiscono azioni correttive, oltre a individuare miglioramenti per ottimizzare la gestione dei progetti futuri.
Gestione commesse: perché è così importante?
L’importanza della gestione delle commesse va ben oltre il semplice controllo: consente di avere una visione dettagliata e in tempo reale dell'operato dell'azienda, individuando prontamente inefficienze e criticità. In questo modo, è possibile ottimizzare la pianificazione delle attività, migliorare l'allocazione delle risorse e garantire che ogni fase del progetto venga completata nei tempi e nei costi previsti. Inoltre, permette di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e ridurre al minimo i rischi, migliorando così la produttività e la competitività complessiva dell'azienda.
Inoltre, la gestione delle commesse è cruciale per monitorare i margini di redditività di ogni progetto, poiché consente di confrontare i costi effettivi con i ricavi generati. Raccogliendo dati precisi e tempestivi, l’azienda può identificare le aree più redditizie e quelle che necessitano di ottimizzazione, migliorando così l’efficienza e riducendo gli sprechi. Con una visione chiara dei margini, è possibile prendere decisioni strategiche più informate, come rivedere le politiche di pricing o riorganizzare le risorse per massimizzare i ritorni economici. Questo non solo aiuta a migliorare la competitività dell’impresa, ma sostiene anche una crescita sostenibile, consentendo all'azienda di espandersi nel tempo.
Come aiutare la pianificazione del lavoro: il software gestionale
Per una pianificazione efficace del lavoro, è essenziale utilizzare un software gestionale appropriato, progettato specificamente per gestire queste delicate operazioni. Tutti i membri del team, siano essi tecnici o personale, devono avere compiti ben definiti per ottimizzare il loro operato. A tal proposito, un software di gestione delle commesse efficace consente di coordinare e monitorare tutte le persone coinvolte nel processo.
Inoltre, oggigiorno, la gestione economica delle commesse, indipendentemente dalla tipologia di azienda, richiede sempre il supporto di un software gestionale che permetta di controllare costi e ricavi. Questo approccio consente di lavorare in base a dati concreti riguardo ai costi e ai ricavi del progetto, facilitando la valutazione precisa della redditività del lavoro svolto. Inoltre, tutti gli aspetti amministrativi e contabili possono essere monitorati, il che contribuisce a migliorare e verificare costantemente la redditività.
Software gestione commesse: caratteristiche e vantaggi
La gestione delle commesse, un tempo effettuata tramite documenti cartacei, è oggi obsoleta, poiché risulta inefficiente sia in termini di ottimizzazione dei tempi sia in quanto meno intuitiva rispetto all'uso di un software gestionale. Questo tipo di piattaforma, fornita da aziende specializzate, consente una gestione rapida e intuitiva delle commesse. Generalmente, si tratta di software dedicati alla gestione totale delle risorse umane e tecniche dell'azienda, con la possibilità di personalizzazione in base alle esigenze specifiche. Tra i vantaggi essenziali dell'utilizzo di tali software:
Gestione e pianificazione ottimale di tutte le risorse;
Monitoraggio costante della produttività delle risorse, sia umane che tecniche;
Supervisionamento delle commesse in corso;
Aggiornamento in tempo reale delle informazioni relative alle commesse.
La maschera di pianificazione di questi software è ormai molto intuitiva e chiara, permettendo di visualizzare immediatamente le risorse impiegate nell'azienda e la loro destinazione. Il monitoraggio può avvenire su base settimanale o mensile. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di visualizzare i tempi di lavoro e i vari reparti coinvolti per tutte le risorse umane. È possibile inserire rapporti, gestire cambi di turno, assenze e altre funzionalità utili. Inoltre, alcuni software consentono di generare certificati utilizzabili dai clienti per la gestione dei documenti personali, facilitando l'elaborazione dei rapporti.
Come orientarsi nella scelta del software di gestione commesse?
La scelta del software per il controllo di gestione dipende fortemente dal settore in cui opera l'azienda, poiché ogni ambito ha esigenze specifiche. Ad esempio, nel settore impiantistico, è cruciale che il software offra funzionalità per monitorare in tempo reale l'andamento dei cantieri, gestire le varianti progettuali e monitorare la gestione dei pagamenti, in modo da garantire l'efficienza e il rispetto dei tempi e dei costi. In un settore edile, invece, potrebbe essere necessario un software che permetta di gestire la pianificazione delle risorse e la gestione dei fornitori, con un focus particolare sulla sostenibilità e l'ottimizzazione dei materiali.
Per altre industrie, come quelle produttive o dei servizi, la scelta dovrebbe ricadere su un software di gestione della produzione in grado di monitorare l'intero ciclo produttivo o gestionale, inclusi gli aspetti legati alla gestione del magazzino, al controllo qualità, e alla pianificazione delle attività. Ogni settore richiede quindi strumenti e funzionalità diverse, come la gestione delle scadenze, l'integrazione con altri sistemi aziendali, e la capacità di raccogliere e analizzare dati in tempo reale per prendere decisioni rapide e informate.
Excel o sistema specifico?
Excel è uno degli strumenti più utilizzati nelle aziende impiantistiche per il controllo di gestione, grazie alla sua flessibilità e capacità di essere adattato alle diverse esigenze aziendali. Consente di gestire e monitorare vari aspetti delle commesse, ma presenta alcuni limiti:
Non offre un’analisi dei dati in tempo reale;
Non gestisce le informazioni in modo automatico;
Richiede una buona padronanza del programma da parte degli operatori;
Non fornisce sempre un quadro aggiornato della situazione economica aziendale complessiva;
Manca anche di funzionalità avanzate, come il forecasting, essenziale per prevedere la redditività delle commesse.
Pertanto, sebbene Excel possa essere utile per compiti semplici, per un controllo di gestione più efficace è preferibile optare per un software specifico, progettato per soddisfare le esigenze di monitoraggio e analisi in tempo reale delle commesse.
Caratteristiche necessarie di un software di gestione
È fondamentale identificare una soluzione che presenti le seguenti tre caratteristiche essenziali:
Integrazione con gestionali/ERP aziendali: il software deve essere in grado di interagire con i programmi e i sistemi già in uso nell'azienda, consentendo lo scambio di dati necessari per l'elaborazione di analisi, indicatori, previsioni e simulazioni economiche. È importante che sia facile da integrare;
Reportistica dettagliata e aggiornata in tempo reale: è fondamentale avere report sia di tipo direzionale che operativo, in grado di offrire una visione immediata dell'andamento dei progetti e delle performance delle diverse squadre. Questo include analisi, misurazioni e grafici che forniscano un quadro completo delle commesse;
Utilizzo di tecnologie digitali: la tecnologia riveste un ruolo cruciale in un software, poiché può incrementare significativamente la capacità di elaborazione dei dati e l'efficacia del controllo di gestione.
5 operazioni essenziali che deve svolgere un software controllo gestione
Quando si sceglie un software per il controllo di gestione, è fondamentale assicurarsi che questo strumento sia in grado di supportare diverse operazioni chiave. Ecco cinque operazioni essenziali che il software dovrebbe essere in grado di svolgere:
Raccolta dei dati operativi: il software deve consentire la raccolta e l'archiviazione dei dati relativi alle attività operative, sia in cantiere che in ufficio. Questo include informazioni sulle commesse, l'avanzamento dei lavori, le risorse utilizzate e i costi associati. Un buon sistema faciliterà l'integrazione con altri strumenti già in uso, garantendo una visione completa delle performance aziendali;
Predisposizione del budget aziendale: è fondamentale che il software permetta la creazione e la gestione del budget aziendale. Questo processo deve includere la pianificazione delle entrate e delle spese, l'allocazione delle risorse e la definizione di obiettivi finanziari e operativi. Un buon software offrirà strumenti per la simulazione di scenari e per l'analisi delle variabili economiche;
Contabilità analitica e riclassificazione del bilancio: il software deve supportare la contabilità analitica, permettendo l'analisi dettagliata dei costi e dei ricavi per centro di costo o per progetto. Inoltre, deve essere in grado di riclassificare il bilancio aziendale per una migliore interpretazione dei dati finanziari e per facilitare le decisioni strategiche;
Analisi comparata: è importante che il software consenta di effettuare analisi comparative tra il bilancio attuale e quello dell'anno precedente. Questa funzionalità aiuta a identificare trend, evoluzioni e anomalie nelle performance aziendali, fornendo così un quadro utile per la pianificazione futura;
Analisi degli scostamenti: infine, il software deve permettere di effettuare un’analisi degli scostamenti tra i risultati effettivi e quelli previsti nel bilancio previsionale. Questo strumento è cruciale per monitorare l'andamento dell'azienda e per implementare eventuali misure correttive, garantendo così un migliore controllo delle performance e una gestione più efficace delle risorse.
Conclusioni
Il controllo di gestione è diventato un elemento cruciale per le imprese di qualsiasi dimensione, poiché consente di monitorare e ottimizzare i processi aziendali. In un contesto competitivo, è fondamentale tenere sotto controllo costantemente tutte le variabili legate alle commesse: costi, tempi, ricavi, incassi e pagamenti. Solo con una gestione attenta e puntuale si possono ridurre i rischi e garantire un rendimento efficace.
Per gestire efficacemente queste informazioni e garantire un controllo ottimale, le aziende hanno bisogno di soluzioni software avanzate. Questi strumenti sono ormai indispensabili anche per le piccole e medie imprese, che devono affrontare la crescente complessità del mercato. Il software per il controllo di gestione permette di raccogliere, analizzare e monitorare grandi volumi di dati, misurando le performance e rilevando tempestivamente eventuali anomalie. Inoltre, consente di concentrare gli sforzi correttivi dove più necessario, migliorando l’efficienza complessiva e la redditività delle commesse.
